Principe et réalité
Mise en garde tout de même …
Un peu comme la comptabilité, la gestion du temps de travail est une activité qui nécessite rigueur et minutie. Il est encadré par la législation française, donc on ne doit pas se tromper sur les chiffres qu'on avance.
L'intelligence artificielle est un outil extraordinaire pour gagner du temps mais c'est vous qui restez responsable de ce que vous faites (même si vous déléguez le travail à une IA). Donc, c'est à VOUS de valider le travail final (éventuellement corriger), pas l'outil informatique (dont fait partie l'IA).
Réalité
Ne jamais oublier : intrinsèquement, l'IA se trompe toujours … mais, heureusement, on est là pour corriger.
Si aujourd'hui, l'IA donne l'impression de fournir toujours les bonnes réponses à nos questions, c'est parce qu'il y a eu des gens avant nous qui lui ont appris à bien répondre … mais dans des contextes bien particuliers. Il y aura toujours des failles, des zones grises qui vont l'amener à répondre "à côté". Notamment si le contexte est nouveau ou singulier.
Principe
L'intelligence artificielle au service de l'humain, pas à la place de l'humain !
Ne confiez jamais une tâche à l'intelligence artificiel sans contrôle par la suite, si le sujet à traiter est sensible.
Protégez vos données
Il y a 2 types de données que l'on pourrait juger comme sensibles :
- Données personnelles (des agents)
- Données de l'organisation et de fonctionnement (textes, documents, rapports, courriels, etc.)
Il est évident que ce sont des données qu'il faut protéger et dont il faut absolument éviter leur diffusion. Il faut donc utiliser des formules d'abonnement de type "professionnel" qui garantissent cette protection (en général, payant). Il faut se renseigner auprès de votre fournisseur d'IA. Sinon vos données seront exploitées par les systèmes génératifs et se retrouveront … exposées sur la place publique !
Modes d'utilisation de l'IA
On peut distinguer 2 façons d'utiliser de l'IA :
- L'assistant conversationnel (questions/réponses)
- L'IA intégrée aux outils et aux processus (mode "tâches")
Les 2 modes d'utilisation peuvent se combiner.
Agents conversationnels
C'est le mode d'utilisation de l'IA le plus courant (appelé aussi "chatbot").
Il travaille de concert avec un humain qui va interagir avec lui (en mode texte ou vocalement) pour produire un certain résultat. Cet humain (par exemple, un.e agent.e administratif qui doit produire un rapport dans un délai précis) peut être amené à lui fournir des documents complets (ou des images) pour un pré-traitement, en cas de nécessité. Cette approche repose sur un processus itératif (recadrages jusqu'à ce que le demandeur est finalement satisfait du résultat). L'utilisateur peut aussi demander à l'IA d'analyser ou de corriger un document qu'il vient de produire.
C'est l'approche privilégiée pour les tâches ponctuelles, non récurrentes.
Version intégrée dans une appli
La différence ici est que l'utilisateur va soumettre une tâche complète à réaliser en toute autonomie à une application dite "métier" qui va s'appuyer sur l'intelligence artificielle pour l'exécuter. On parle alors d'IA agentique. Cette tâche peut aussi être planifiée (lancée plus tard ou régulièrement).
Ce type d'approche nécessite que l'application ait accès aux données ou aux ressources d'applications tierces, nécessitant une procédure d'authentification. Cela demande un paramétrage préalable.
Différents cas d'usage
Nous allons étudier des cas d'utilisation concrets qui sont propres à un service administratif d'une collectivité locale. Il s'agit, bien sûr, d'une liste non exhaustive.
Préparer des documents de délibération
À partir d’un dossier constitué par les services, l’IA peut aider à structurer une note de présentation, préparer un premier document de délibération à destination du prochain conseil municipal ou résumer les éléments nécessaires à la compréhension d’un sujet. Elle peut également signaler les informations manquantes et proposer une rédaction plus accessible aux élus. Et vérifier la conformité à un dispositif légal en vigueur au moment de la rédaction du document (sous réserve que l'agent administratif ait vérifié lui-même les informations fournies par l'IA, bien sûr ).
Prenons le cas d’une modification des horaires et des conditions de stationnement : les objectifs, les scénarios étudiés, les conséquences pour les usagers et les moyens nécessaires peuvent être organisés dans un document de travail, grâce à l'IA.
Préparer et suivre les réunions
Pour une réunion de service ou un conseil municipal, l’IA peut proposer un ordre du jour à partir des sujets retenus, regrouper les pièces par point et préparer une fiche de présentation de chaque dossier. Un chronogramme (avec les temps de discussion alloués) peut être généré sur la base d'hypothèses et de règles de calcul précisées par l'agent administratif.
Après la réunion, il lui est également possible de réaliser une synthèse des décisions prises (votes, commentaires, etc.), à partir des notes disponibles ou un enregistrement (ou autres sources fiables et règlementées) et d'établir les documents officiels légaux à publier et archiver.
Produire des rapports avec des indicateurs pour les élus
À partir d’indicateurs consolidés (temps passé sur tel activité, coût en personnel, etc.), l’IA peut être sollicité pour produire une synthèse avec une représentation graphique bien adaptée, en mettant en lumière certaines caractéristiques demandées par les élus, à partir d'export de données d'une application de gestion du temps.
Un rapport sur les services techniques pourrait, par exemple, présenter l’activité du mois, la répartition des temps entre les différentes activités et le coût en personnel, les interventions non réalisées (faute de personnel) et les besoins à anticiper. Un autre rapport est possible pour mettre en avant le taux d'absentéisme et son impact en terme de coût.
Les données fournies par l'IA sont alors confrontées à la réalité du terrain par le responsable du service.
Planifier la journée d’une équipe terrain
Imaginons plusieurs interventions réparties sur la commune : l’entretien d’un espace public, une réparation dans une école et la préparation d’une manifestation. L’IA est alors utilisé pour aider à classer les demandes ou à préparer des scénarios, en fonction des contraintes imposées (durées, habilitations, règles de sécurité, faisabilité), avant la saisie finale dans un outil de planification (ventilation entre les équipes et les tâches).
Après exécution des travaux, le responsable a la possibilité de s'aider de l'IA pour apprécier les déplacements et les interventions effectivement réalisées ou
réévaluer le temps de préparation, par exemple.
Faciliter la gestion des frais professionnels
Pour vérifier un dossier de remboursement (frais de déplacement), l'agent administratif doit consulter différentes pièces nécessaires, montants et justificatifs pour vérifier qu'ils sont conformes aux règles internes, selon une procédure mise en place .
L’IA est en mesure d'aider à réaliser cette tâche pour chaque demande qui arrive, et ainsi signaler les pièces manquantes, permettant de faire gagner beaucoup de temps à l'agent chargé de cette mission de validation.