Un outil intuitif et puissant .
Cette plateforme est mise au point avec le concours d'utilisateurs des collectivités territoriales
pour gérer de manière la plus collaborative possible le temps de travail du personnel (suivi journalier, annuel et mensuel) et d'en analyser les coûts (en phase "prévisionnelle" et au moment du bilan).
Elle combine facilité d'utilisation et sécurité.
Un accompagnement personnalisé est fourni pour aider chaque client à utiliser le produit de manière la plus efficace possible et à le configurer pour qu'il corresponde à son besoin spécifique.
Cette plateforme s'adresse tout particulièrement aux gestionnaires de :
- Communes
- Conseils départementaux
- Conseils régionaux
- EPCI à fiscalité propre (intercommunalité)
- EPCI sans fiscalité propre
L'offre repose sur une infrastructure dont les fournisseurs sont basés en France.
Abonnez-vous à notre newsletterOffre de base
Un plateforme en ligne
complète et collaborative.
Mesure du temps de travail
Gestion du temps de travail et planification des agents de manière collaborative et bien sûr sécurisée.
Edition des documents
Etablissement des documents de synthèse sur l'année ou sur une période donnée (planification et bilan sur le temps de travail ou absence) et publication de planning de services ou d'organigramme.
Base de données dédiée
Pour des raison de sécurité et de performance, chaque collectivité possède sa propre base de donnée qui lui est dédiée (isolation des données "client").
Options
Pour aller encore plus loin.
Gestion évoluée des absences
Une gestion des absences adaptée au mode de fonctionnement d'une organisation (circuit de validation, solde de congés).
Gestion des coûts du temps de travail
Les données sur le temps de travail permettent de dresser une synthèse des coûts du travail dans son ensemble, par activité ou par agent et sur une période donnée.
Gestion des remboursements de frais
Un formulaire permet de saisir les frais de déplacement au format CNFPT (export Excel) à partir du "portail agent" : kilométriques, repas, nuitées, etc. Ces frais sont alors pris en compte dans l'estimation des coûts par agent ou service.
Fonction pointage
Permet aux agents de déclarer en temps réel leurs heures d'arrivée, de pause ou de départ très facilement. Les feuilles de temps se remplissent ainsi automatiquement …
Archivage de documents
Pour stocker vos documents officiels dans un lieu sûr et pouvoir les retrouver et les transmettre à vos interlocuteurs.
Personnalisation
Pour les plus exigeants.
Solution sur mesure
Sur la base d'un appel d'offre, une solution sur mesure est possible pour répondre aux besoins les plus spécifiques.
Installation sur place
Toujours en passant par les appels d'offre, une installation dans les locaux de la collectivité est proposée, avec ou sans commande d'un nouveau serveur dédié.
Support / formation
Un accompagnement et des formations "sur mesure" est bien sûr recommandée pour permettre aux utilisateurs de se familiariser avec la plateforme et d'en tirer le meilleur.
Gestion du temps de travail
L'outil permet de gérer et de contrôler le temps de travail de l'ensemble des agents de la collectivité et de suivre son évolution sur l'année, jour après jour, mois après mois et de garantir que la règle des 1607 heures sera bien respectée.
On peut également gérer le planning et la charge de travail par services et par activités.
Gestion des absences
L'application permet de gérer tout type d'absence (planifié ou non) de manière collaborative, d'évaluer le taux d'absentéisme et d'en déduire le coût par service et par activité.
Aide à la décision
L'utilisateur peut générer des rapports d'activité des agents (plannings et tableaux de bords).
Les informations peuvent être échangées et partagées avec les autres agents ou l'extérieur (autres collectivités, comités) sur la base d'un référentiel commun.
Gestion des coûts !
En s'appuyant sur les grilles indiciaires mises à jour régulièrement et en temps réel, les données sur le temps de travail peuvent être converties en … coûts !
Des rapports et tableaux peuvent être faits par agent, service, activité ou sur l'ensemble de la collectivité et sur une période de temps donnée.
Un module de gestion des frais de déplacement est également disponible.
L'outil idéal pour l'encadrement du personnel
Tout est fait pour aider les cadres administratifs (DGS, DRH, Chef compta, chefs de services) à gérer le temps et la charge de travail de leur personnel tout en appréhendant les règles imposées par la législation en vigueur et en respectant le budget.
Alertes et feedbacks
La possibilité est offerte à chaque agent connecté à l'application de s'abonner aux alertes et notifications (par email ou par SMS) pour suivre l'avancement de ses dossiers.
Option "Pointage"
En cas de besoin et pour gagner du temps au moment où l'agent (ou son responsable) devra saisir ses feuilles de temps, l'option "Pointage" permet par simple bouton poussoir de signaler ses "arrivées" ou "départ". Les feuilles de temps sont ainsi "préremplies".
Gestion des coûts !
En s'appuyant sur les grilles indiciaires mises à jour régulièrement et en temps réel, les données sur le temps de travail peuvent être converties en … coûts !
Des rapports et tableaux peuvent être faits par agent, service, activité ou sur l'ensemble de la collectivité et sur une période de temps donnée.
Un module de gestion des frais de déplacement est également disponible.
L'outil idéal pour l'encadrement du personnel
Tout est fait pour aider les cadres administratifs (DGS, DRH, Chef compta, chefs de services) à gérer le temps et la charge de travail de leur personnel tout en appréhendant les règles imposées par la législation en vigueur et en respectant le budget.
Alertes et feedbacks
La possibilité est offerte à chaque agent connecté à l'application de s'abonner aux alertes et notifications (par email ou par SMS) pour suivre l'avancement de ses dossiers.
Restez en contact
Communiquez avec les autres membres de votre organisation ou vers l'extérieur (une autre collectivité utilisant une plateforme SpringBox Office™ ou l'équipe de support d'OxenWise™).
S'intègre facilement avec vos outils préférés
L'application s'adapte à tous les formats afin d'intégrer vos données existantes sur les agents en provenance ou vers les logiciels informatiques que vous utilisez actuellement (Paie, RH, Compta, etc.) afin de vous faire gagner du temps. Un accompagnement est possible pour adapter l'outil à vos besoins en toute sécurité.
Archivage des documents officiels
Un module d'archivage et partage des documents officiels en toute sécurité est également intégré ainsi qu'un service de "chat" (messagerie instantanée).
Vous pouvez ainsi échanger vos fichiers avec les membres d'un service, les utilisateurs internes ou externes (*) à la collectivité.
(*) si les 2 partenaires disposent de l'application SpringBox Office
™
Egalement installable chez soi
Nouveau pour les clients exigeants : une version "installable chez soi" sera également disponible avec facturation au forfait (paiement d'une licence sans abonnement) sur la base d'un appel d'offre. Une alternative à la solution "cloud" et assortie d'un accompagnement technique personnalisée.
Gérer le temps de travail ne sera plus comme avant
Testez le produit et faites vous accompagner : vous l'adopterez rapidement !
