Rappel sur le temps de travail annuel (1607 heures)
D'après la règlementation du travail, tout agent dans une collectivité doivent travailler 35 heures par semaine. S'ils font plus, ils doivent rattraper grâce aux jours de "RTT" qui leur sont attribués. Mais dans tous les cas, cela revient à travailler 1607 heures par an.
Depuis quelque temps, cette même règlementation recommande de plus en plus fermement (même dans les entreprises) que ce temps annuel soit contrôlé (via une procédure de saisie de temps à l'aide d'une application, d'un fichier Excel ou d'un "système de pointage"). L'agent doit alors rattraper les heures "en trop" via de la récupération: heures "en moins" ou (demi-) journées d'absence.
Evidemment, tout le monde ne peut pas faire les 1607 heures en un an :
- celles ou ceux qui arrivent en cours d'année (nouveaux embauchés)
- celles ou ceux qui sont à temps partiel (demande faite par l'agent et acceptée par la collectivité)
- celles ou ceux qui sont à temps non complet (réduction du temps imposée par l'activité pratiquée)
Il y a aussi celles ou ceux qui vont partir avant la fin de l'année mais cela ne change pas grand-chose dans le suivi de son temps de travail.
La méthode de calcul
Il faut partir de la base de calcul d'un agent à temps complet qui travaille toute l'année dans la collectivité.
Dans ce cas, il doit travailler exactement 1607 heures (arrondi à la demi-journée près), après avoir déduit les congés, les RTT, les jours de repos (week-end) et les jours fériés.
Pour atteindre cet objectif, en fonction du nombre d'heures travaillées par semaine (35h, 36h, 37h, etc.), on attribuera à l'agent un certain nombre de jours de RTT (respectivement 0, 6, 12, etc.) pour compenser le surplus d'heures.
Pour les autres agents, on partira des 1607 heures (pour une année complète) sur lesquels on va appliquer un ratio de réduction qu'on va calculer plus loin :
Nombre d'heures par an = 1607 * RATIO
Ratio de l'agent à temps non complet ou à temps partiel
Le ratio est celui attribué à l'agent dans son contrat de travail :
- Entre 50 et 90 % pour les temps partiels
- Calculé en fonction du temps de travail hebdomadaire (en heures) pour les temps non complets
Ratio de l'agent arrivé en cours d'année
Pour l'agent qui arrive au cours de l'année sur laquelle s'applique l'activité de suivi du temps de travail, il faut calculer le nombre de jours qui restent à travailler (jours dits "ouvrés"). Il faut donc déduire les jours non travaillés (jours de repos hebdomadaire et jours fériés). Et diviser avec la valeur obtenue si l'agent était déjà là le 1er janvier pour obtenir le ratio.
On obtient alors le ratio suivant (multiplier par 100 si on veut des %) :
RATIO = Nombre de jours travaillés restants / Nombre de jours travaillés année complète
Là, on parle d'un agent qui va travailler à plein temps. Dans les autres cas, il faudra appliquer les 2 ratios à la fois pour réduire le temps de travail.
Pour les cas les plus complexes, il convient de s'aider d'un bon fichier Excel maintenu à jour ou d'une application GTA (Gestion du temps de travail et des activités) adaptée à votre collectivité pour gagner un temps précieux !
Quid du calcul de RTT ?
On l'a vu : l'attribution des jours de RTT se fait en fonction du temps que l'agent passera à travailler. Si l'agent n'est pas à temps complet, le nombre de ces jours sera réduit (au prorata du temps travaillé).
Pour le calcul, on peut s'aider du tableau suivant :
| Durée hebdomadaire de travail | 39 h | 38h30 | 38 h | 37h30 | 37h | 36h30 | 36h | 35h30 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Temps plein (*) | 23 | 20 | 18 | 15 | 12 | 9 | 6 | 3 |
| Temps partiel 90% | 20,7 | 18 | 16,2 | 13,5 | 10,8 | 8,1 | 5,4 | 2,7 |
| Temps partiel 80% | 18,4 | 16 | 14,4 | 12 | 9,6 | 7,2 | 4,8 | 2,4 |
| Temps partiel 70% | 16,1 | 14 | 12,6 | 10,5 | 8,4 | 6,3 | 4,2 | 2,1 |
| Temps partiel 60% | 13,8 | 12 | 10,8 | 9 | 7,2 | 5,4 | 3,6 | 1,8 |
| Temps partiel 50% | 11,5 | 10 | 9 | 7,5 | 6 | 4,5 | 3 | 1,5 |
(*) sous réserve des dispositions prévues par les arrêtés ministériels
Mise en application
On va prendre le cas assez complexe (pas le plus complexe !) d'un agent qui arrive le 17 mars de cette année 2022 et qui sera à temps partiel (fixé à 70 %) sur la base des 37 heures par semaine.
Pour simplifier nos calculs dans ce billet, on a décidé qu'il effectuera 70% des 37 heures chaque semaine, soit 25,9 heures).
En pratique, l'agent fera plutôt 26 heures (tout rond) et le ratio réel sera donc de 70,3 %.
On va commencer par déterminer le nombre d'heures qu'il aura à faire et ensuite le nombre de RTT qu'on pourra lui attribuer.
On va partir sur une base de 207 jours ouvrés (entre le 17 mars et le 31 décembre en excluant les samedis et dimanches). Si on enlève les 7 jours fériés (hors samedis et dimanches), on arrive à 200 jours travaillés. S'il avait été présent toute l'année, il aurait travaillé 253 jours (on ne tient pas compte des jours de RTT ou congés, car on ne fait que calculer le ratio en %).
En divisant les 2 nombres, on obtient donc un ratio de 200 / 253 = 79 %. Il devra donc travailler 1270 heures (au lieu de 1607 heures) à plein temps et 1270 x 70% = 889 heures à temps non complet (70 %).
Pour les jours de RTT, étant aux 37 heures par semaine et à temps non complet (70 %), il en bénéficiera 8,4 (d'après le tableau ci-dessus) auquel on appliquera le ratio de réduction de 79% pour donner finalement 6,6 jours de RTT.
Dans l'image ci-dessus, le nombre de jours de RTT défalqués correspondent au nombre de jours restants si l'agent est absent un certain nombre de jours et que cette absence n'est pas comptabilisable comme temps travaillé (exemple : congé maladie ordinaire).
Conclusion : notre agent arrivé le 17 mars 2022 et travaillant à temps non complet (70 %) sur la base des 37 heures hebdomadaires (pour les agents à temps plein) devra travailler 889 heures et bénéficiera de 6,6 jours de RTT.
N'hésitez pas à nous contacter si vous avez des questions ou des commentaires à apporter.