Intérêt de la démarche

Dans une collectivité territoriale comme dans toute entreprise, l’absentéisme est un phénomène normal qui s’appuie sur un dispositif mis en place par le législateur pour permettre aux travailleurs de faire face à certaines situations imprévues et d’ordre personnel.

Mais, il est important de pouvoir le mesurer à l’échelle d’une organisation. Pourquoi ? Car c’est l’un des indicateurs de la « bonne santé » de la collectivité. On parle alors de taux d’absentéisme.

Un taux d’absentéisme trop important (au-dessus de la moyenne), par exemple au niveau d’un service, a un effet négatif sur le taux d’activité à moyen terme. Et, naturellement, le/la directeur(trice) général(e) et les chef(fe)s de service veulent que leurs services fonctionnent bien et durablement.

L’absentéisme : c’est quoi exactement ?

En général, on parle d’absentéisme dès lors que l’on s’absente sans que cela ait été planifié à l’avance. En effet, le responsable n’a - en général - connaissance de cette situation qu’au dernier moment. Cela peut avoir un impact sur le fonctionnement de l’organisation en place et il faut parfois pallier cette absence dans l’urgence. On va donc exclure notamment les cas prévisibles suivants : congés payés et jours de récupération (RTT, heures supplémentaires, etc.).

Que faut-il mesurer ?

La première chose à faire est de définir le périmètre d’observation : cela peut être au niveau d’un(e) agent(e), d’une activité, d’un service, d’un établissement ou sur l’ensemble de la collectivité territoriale.

Ensuite, il faut choisir les indicateurs à mettre en place : par exemple, la répétition des absences sur une période plus ou moins longue, leur durée et les raisons invoquées qu’il faut savoir interpréter et classer par catégories. Il n’y a pas qu’une mais plusieurs méthodes en fonction du contexte de la collectivité ou de l’établissement et de ce que l’on veut analyser précisément.

Il est également intéressant de suivre plusieurs indicateurs en même temps (par type d’absence, nombre d’agents, quantité de jours, etc.).

Étude de cas

Ici, à titre d’exemple, nous allons choisir une méthode qui va nous permettre de cerner le taux d’absentéisme quel qu’il soit (toutes raisons confondues) dans le but de mesurer régulièrement et périodiquement quelle est la tendance. Et ensuite, en cas de hausse trop importante du taux d’absentéisme, on veut déterminer quels sont les services ou activités concernés.

On aura alors 2 indicateurs :

• Taux d’absence (en nombre de jours) sur une période donnée
• Taux d’absence (en nombre d’agents) sur une période donnée

Que l’on pourra mesurer sur 3 périmètres :

• L’ensemble de la collectivité territoriale
• Dans un service donné (exemple : ALSH)
• Dans une activité donnée (exemple : Garderie)

Comme il s’agit de taux, on parle donc en % :

Taux (en nombre de jours) = (Quantité de jours d’absence / Quantité de jours planifiés) x 100

Taux (en nombre d’agents) = (Nombre d’agents absents / Nombre total d’agents) x 100

Attention, il ne s’agit pas d’atteindre un taux d’absentéisme proche de zéro car cela n’existe pas !

Un taux positif bien supérieur à zéro est même indispensable, car c’est la garantie pour les agents que leurs « problèmes » personnels seront bien pris en compte par les collectivités (comme dans les entreprises d’ailleurs).

Il s’agit simplement de rester dans la « bonne moyenne » et de ne pas monter au-dessus. Cette moyenne peut être définie de fonction de l’expérience que l’on a acquis au bout d’une certaine période de suivi régulier.

Ce sont des informations que tout bon logiciel ou solution RH peut fournir très facilement en se basant sur son système de gestion des absences et des congés tout en permettant d’exporter les données vers un tableur Excel (tableaux et courbes). Faites attention à bien sélectionner le type d’absence que vous voulez que le système prenne en compte (absence maladie, etc.). Car les résultats peuvent varier énormément en fonction de ces choix.

Conclusion

Le plus important est de suivre dans le temps l’écart qui existe entre le taux d’absentéisme constaté et l’objectif que l’on s’est fixé (c’est-à-dire, une valeur moyenne qui n’est jamais égale à zéro !). Une augmentation trop importante et durable dans un service en particulier peut être considérée comme une « anomalie » qu’il faudra alors analyser dans le détail (comprendre le « pourquoi »). Attention, les indicateurs ne sont que factuels : il faut ensuite aller voir sur le terrain ce qui se passe, dans un dialogue constructif et « attentionné ».