Selon la célèbre formule « gouverner, c’est prévoir », le succès d’une organisation reposerait sur l’anticipation. C’est-à-dire « imaginer » les problèmes avant même qu’ils n’arrivent.

Encore faut-il disposer de données suffisantes pour faire de l’anticipation ou tout simplement du suivi (en temps réel).

Quand les problèmes surviennent, il est souvent déjà trop tard. On fait alors de la « gestion de crise ».

S’il y a une donnée précieuse qui permet de contrôler que l’organisation fonctionne comme prévu, c’est bien le temps de travail. Mais cela suppose de mettre en place un moyen de la collecter.

Et on va s’appuyer sur 2 atouts majeurs dont dispose l’organisateur :

1. Les outils de communication
2. La délégation

On va voir par la suite que ces 2 atouts sont étroitement liés !

Les outils de communication 

Evidemment, en 2023, quand on parle d’outils, on pense immédiatement aux outils numériques. Ils sont en effet indispensables, d’autant plus que l’organisation devient complexe avec des intervenants aux profils très différents. Mais, il faut en plus que la méthode mise en place s’adapte au rôle que chacun joue dans la remontée d’informations. 

Il conviendra donc d’énumérer ces rôles et de calibrer l’outil numérique en fonction de chacun d’entre eux. La remontée de l’information en sera d’autant plus efficace et exploitable. Et chaque acteur qui joue un « rôle » doit y trouver son compte pour y adhérer !

Dans le cadre du temps de travail (ce qui nous intéresse ici), lorsque l’on parle de remontée d’information, cela touche plusieurs domaines que l’outil numérique devra traiter :

• Le temps passé à réellement travailler (aspect « ressources humaines ») 
• La répartition de ce temps entre les activités (aspect « opérationnel » ou « financier ») 
• Les informations d’absence (aspect « ressources humaines ») 

Le (la)  directeur(trice) de l’organisation est le (la) chef(fe) d’orchestre qui va devoir analyser toutes ces données en temps réel et cela, grâce au numérique.

La délégation

Organiser, c’est déléguer. Déléguer, c’est répartir les « rôles ». C’est-à-dire : donner des « responsabilités ».

Dans la gestion du temps de travail, il conviendra de se répartir les "rôles" de la manière suivante :

• Le superviseur et "Coordinateur temps" 
• Les responsables du personnel (RH) 
• Les responsables de service, de site ou d’établissement 
• Les agents territoriaux (qui remontent des informations sur leur temps de travail) 
  

Les responsables de service s’assurent que les informations de temps remontent correctement et régulièrement avec le concours des responsables des ressources humaines.

Pour que les agents territoriaux adhèrent au processus, il faut bien leur rappeler l’objectif de la démarche : être en conformité avec la législation du travail, contrairement au « pointage » qui va beaucoup plus loin (même si les 2 procédés reposent sur le même dispositif).

Par ailleurs, le temps passé à « déclarer ses temps » doit être très court car il s’agit d’une activité non productive. D’où l’intérêt ici de l’outil numérique adapté à chaque rôle.

Seule la mise en place initiale du dispositif doit être consommatrice en temps : elle pourra être amortie par la suite, à l’utilisation. C’est durant cette période qu’il faut communiquer sur les bénéfices de cet effort (voir mon précédent blog).

Pour que le déroulement des opérations de gestion de temps soit réaliste, pérenne et conforme à vos attentes, vous devez estimer à l'avance le temps que chaque type d’intervenant (ou « rôle ») va y passer : par jour, par semaine, par mois.

Quid de la répartition des « tâches » ?

Étant donné que le temps professionnel est précieux et limité (en moyenne 35 heures par semaine et peut-être plus pour certains contrats spécifiques, notamment de management), il faut l'utiliser efficacement en planifiant des tâches (ou « activités »), les découper, les partager (entre plusieurs agents). D'ailleurs un logiciel de planification peut y aider : on en revient encore aux outils numériques !

Confier une tâche à un agent, c’est le « responsabiliser » : cela repose sur la confiance. Donc le découpage des tâches doit répondre au principe de responsabilisation : l’agent doit adhérer à la mission qu’on lui confie et doit se sentir « responsabilisé » et « valorisé ». Cela passe aussi par la communication : on lui fait comprendre qu’il participe à l’effort collectif et qu’il est un maillon indispensable dans l’accomplissement de l’ensemble des tâches au sein d’un service ou d’une collectivité.

En retour, l’agent devra rendre des comptes : la relation de confiance, c’est dans les 2 sens. Le responsable doit s’attendre à des résultats de la part de ses agents. L’occasion, pour l’agent, de consigner, toujours en se faisant aider par un outil numérique adapté, l’accomplissement de ses tâches en déclarant les activités sur lesquelles il a pu réellement travailler.

Conclusion

Faites-vous aider par des outils informatiques adaptés (même s'il faut investir de l'argent) en évaluant le "retour sur investissement" : les ressources humaines, les « opérationnels » et les financiers doivent pouvoir en tirer parti.  Il s’agit d’un sujet qui doit être traité de manière collaborative en répartissant les rôles. Le personnel doit aussi disposer des bons canaux de communication pour diffuser ou remonter de l’information efficacement et instantanément.