Définition

Classiquement, dans une organisation, chaque intervenant est planifié sur les différentes tâches qui lui ont été attribuées. Autrement dit, chaque membre de l'organisation sait ce qu'il a à faire et à quel moment. Dans une collectivité territoriale, on parle alors de "planning agent", "planning du personnel" ou "planning individuel".

Au sein d'un même service, plusieurs agents sont amenés à effectuer les mêmes tâches (ou activités); parfois aux mêmes horaires; parfois sur des horaires différents. On parle alors de "planning de service" ou "planning activité".

La planification croisée consiste alors à faire l'inventaire des intervenants sur une tâche (ou activité) donnée à un moment donné (ou période de temps), transversalement au sein d'un service (planning de service) ou d'une activité (planning d'activité).

 La planification croisée est particulièrement utile pour les grandes organisations (nombre important d'agents à planifier).

 Principes et intérêts

Contrairement au planning individuel, la planification croisée ne se focalise plus sur l'agent mais sur un service ou une activité. Comme les tâches sont parfois partagées, on peut donc avoir une vue sur l'ensemble des affectations pour chacune d'entre-elles. C'est un peu comme si nous superposions les plannings de chaque agent qui participe à la même activité.

La planification croisée (ou planning des services) nécessite que tous les plannings individuels (ou plannings agents) soient "à jour".

Dans la vue croisée des plannings, un certain nombre d'enseignements peut être retiré :

• Disposer de la liste des intervenants sur une activité donnée
• Connaitre les périodes où un (ou des) agent(s) sont affecté(s) … ou pas !

Attention, ce sont des données qui peuvent changer d'une semaine à l'autre.

Il est important de prendre en compte les évènements suivants :

• Périodes d'absences (prévues ou non)
• Jours fériés ou non travaillés

C'est à partir de la planification croisée qu'on peut décider de :

• Replanifier un agent (au niveau des jours ou des horaires)
• Réaffecter un agent à un service et/ou une tâche (activité)

L'intérêt de cette opération est d'optimiser la planification des services en fonction des disponibilités des uns et des autres et en fonction des affectations des agents.

 Les concepts

La planification croisée repose sur un certain nombre de concepts de base :

• Le service : entité d'une organisation dont les membres accomplissent une mission commune. Un service peut être subdivisé en sous-services. Un service joue un rôle particulier dans le fonctionnement d'une collectivité (exemple: services culturels).
• L'activité : tâche ou ensemble de tâches confié à un membre (agent) d'un service en lien avec le poste qu'il occupe et les objectifs du service (mission). Plusieurs agents peuvent participer à une même activité. Il convient de définir la liste des activités d'un service, nécessaires pour accomplir sa mission, et de les répartir sur l'effectif (agents) du service.
• Le responsable (chef) du service : membre du service en charge de l'accomplissement de la mission. Il a également en charge l'accomplissement (ou l'avancement) de chacune des tâches (ou activités) attribuée aux membres du service, et donc du planning de ces derniers. Il est donc le chef d'orchestre du service ainsi que des sous-services rattachés au service.
• L'externalisation : un membre d'une équipe (ou service) peut intervenir temporairement dans un autre service géré dans l'organisation, voire un service extérieur à l'organisation. On parle alors d'externalisation (prêt d'un agent) ou de partage de ressource (humaine).

 Mise en œuvre 

Il convient de bien distinguer le planning d'un agent du planning de l'ensemble du service (ou activités). La planification croisée s'intéresse à ce dernier mais les 2 sont fortement liés. C'est une simple question de visibilité : on se focalise soit sur un agent, soit sur un service (ou l'une de ses activités).

Pour la mise en œuvre, on effectuera nominalement les actions suivantes, pour un service donné, dans cet ordre :

• La préparation (planification des activités des agents).
• La visualisation transversale (planning par service ou par activité).
• Les ajustements (optimisations de planning, replanifications).

 Préparation

• On définit la liste des activités associées au service (qui pourront être attribuées aux agents du service).
• On affecte les activités aux agents du service en fonction du poste occupé.
• On planifie chaque agent, semaine par semaine (horaires de chaque activité affectée). En général, on définira des semaines types.

 Visualisation transversale

• On visualise les forces en présence (agents planifiés ou "planifiables") au niveau du service (ou d'une de ses activités) sur une période donnée (la journée, en général).
• On pourra alors identifier les éventuels conflits d'emploi du temps, les agents disponibles sur une période donnée et les plages horaires non planifiées ou en sous-effectifs (en fonction des objectifs de la mission).
• Cette visualisation permet de faire de l'optimisation de planning.

 Ajustements

• On applique les changements nécessaires sur chaque agent afin d'atteindre les objectifs du service (ou de l'activité) en terme de planification.
• On peut ainsi palier les imprévus et les absences non planifiées, par exemple.
• Cela peut aller jusqu'à affecter des agents sur d'autres services.

 Conclusion

La planification croisée est un outil de collaboration "interservices" très puissant dans la gestion optimale des ressources humaines au sein d'une collectivité territoriale. Mais cela requiert une bonne méthodologie et beaucoup de rigueur : il faut savoir à l'avance sur quelles activités vont travailler les agent et quand, et, ensuite, que les plannings soit régulièrement (quotidiennement ou hebdomadairement) mis à jour.

Il est évident qu'un bon logiciel GTA (gestion du temps et d'activités) peut beaucoup y aider !

Remarque pour celles et ceux qui utilisent la plateforme SpringBox Office™

 Si vous avez activé le mode "Gestion simplifiée des activités" (dite "méthode des ratios"), l'application ne propose pas l'option "Planification croisée" (fonctionnalités "Planning des services" et "Planning d'activité").


 La raison est que la planification croisée requiert une gestion horaire des activités dans les plannings des agents (donc une planification réelle et non juste "comptable").

 Il est cependant possible de basculer d'un mode à l'autre, à tout moment, mais avec quelques réajustements sur chaque "planning agent".