D'abord, un logiciel GTA, c'est quoi ?

 Un logiciel GTA (Gestion du temps et des activités) n'est pas :

• Un logiciel dédié aux ressources humaines (gestion de la paie, suivi du temps de travail)
• Un logiciel dédié à la comptabilité (analytique)
• Un logiciel dédié à l'opérationnel (pour les chefs de service, de projet ou d'établissement)

C'est une plateforme collaborative, à l'échelle de l'ensemble de la collectivité, qui : 

• touche transversalement plusieurs domaines et métiers (ressources humaines, comptabilité, opérations) et établit un "pont" de communication (des données) entre eux
• fournit une base commune d'information et un ensemble d'outils pour traiter de façon cohérente les différents sujets liés à l'activité des agents au sein d'une organisation :  suivi du temps, gestion d'activités (comptabilité analytique), planning prévisionnel, suivi opérationnel, planification des tâches et rapports d'analyse.

 Alors, à qui est destiné ce type de produit ?

En réalité, toutes les collectivités territoriales sont concernées, quelle que soit leur taille !

En effet, la mise en application de loi de la transformation de la fonction publique oblige toutes les collectivités territoriales à suivre et contrôler le temps de travail de leurs agents (en général 1607 heures par an pour ceux qui travaillent à temps plein). Rien que pour cela, un logiciel GTA devient un investissement intéressant (en tout cas, à partir d'une dizaine d'agents) pour s'éviter des "migraines" à chaque fin d'année et pour lui confier des tâches qui seraient jugées "pénibles" et répétitives pour un agent administratif.

Bien sûr, les organisations de grande taille en tireront un plus grand bénéfice dû à leur complexité structurelle (budget élevé, nombre d'agents, importance des missions). De plus, le logiciel GTA leur permettront de coordonner plusieurs travaux complexes qui sollicitent plusieurs services en même temps et d'établir des rapports d'analyse sur l'ensemble des activités de l'organisation.

 Pourquoi en avoir un ?

Il y a plusieurs raisons qui plaident en faveur de l'adoption d'un GTA.

Nous allons les détailler ici.

Outil dédié

Un GTA se consacre à gérer le temps de travail des agents et la planification d'activités au sein d'une organisation. Elle ne fait que cela mais elle le fait bien.

D'autres outils, non dédiés à la GTA, le font aussi (logiciel RH ou de comptabilité) mais cela n'est pas leur priorité. Ils proposeront alors moins de fonctionnalités ou moins rapidement.

Aucun logiciel, autre qu'un GTA dédié, n'aborde le sujet en profondeur et de manière efficace.

Par ailleurs, un GTA peut importer et exporter des données en provenance et vers les autres outils de gestion, en cas de besoin (intégration inter-logiciels).

Centralisation de l'information

L'outil GTA représente le référentiel des données de temps et des activités. Il évite d'avoir plusieurs fois la même information répétée à plusieurs endroits (plusieurs logiciels dans un même service ou dans plusieurs services) avec parfois les incohérences qui en découlent.

Ici, nous n'aborderons pas, comme nous pouvons le voir parfois, le problème de l'utilisation intensive de fichiers Excel qui trainent d'un PC à l'autre, avec tous les problèmes de sécurité informatique (notamment en termes de confidentialité) qui peuvent se poser !

Des fonctionnalités à forte "valeur ajoutée"

Quand nous pensons "gestion du temps" ou "activités", nous pensons immédiatement aux feuilles de temps (ou d'activités). Bien sûr, une plateforme GTA ne se contente pas que de permettre aux agents de déclarer leur temps à la fin du mois ou de la semaine.

En étant une solution collaborative et centralisée, elle regorge de possibilités (qu'on ne retrouve pas dans les outils RH ou de compta "classiques") :

• Aide et accompagnement dans la gestion du temps (tableaux de bord de suivi, envoi d'alertes)
• Aide à la décision et au pilotage (génération de rapports d'analyse)
  
• Génération de rapports de conformité (temps de travail) 
• Optimisation de la coordination / communication interservices (plannings partagés)
•  Comptabilisation du temps de travail, investi sur chaque activité (bilan annuel)
• Amélioration de la productivité (détection des services en "tension", planification interservices)

Plus de collaboration

Un GTA est un outil auquel tous les agents d'une organisation ont accès, contrairement aux outils dédiés RH, compta ou de gestion de projets spécifiques. Donc, tous les utilisateurs connectés peuvent échanger leur données.

Cela favorise la communication entre les agents et entre les services, car tous utilisent le même outil et travaillent sur des données communes. D'ailleurs, certains GTA intègrent des outils de communication ou d'échange de documents.

 Quels produits sont disponibles pour les collectivités ? 

Certaines suites d'application comme les ERP (Entreprise Resource Planning en anglais) proposent un logiciel GTA qui s'intègre aux autres outils de gestion (RH, comptabilité, etc.) : se renseigner auprès du fournisseur.

Mais il existe d'autres solutions dédiées, hors ERP, qui proposent des alternatives intéressantes qui méritent d'être essayées (testez avant d'adopter !). Le "bouche-à-oreille" est une bonne méthode pour faire son choix (voir les avis sur internet par exemple).

Bien sûr, le prix est un critère important : privilégiez les solutions en ligne (cloud) avec abonnement car elles sont en général plus abordables sur le plan financier et vous bénéficierez de mises à jour régulières.

 Conclusion

Pour une collectivité territoriale, la réponse à la question "faut-il investir dans un GTA" est clairement : oui. Quelle que soit la solution adoptée et la taille de l'organisation, l'automatisation de la gestion du temps de travail (et potentiellement des activités, pour les moyennes et grandes organisations) est un gage de rentabilité bien réel. Le GTA n'est pas seulement un moyen de (faire) respecter la règlementation sur le temps de travail mais aussi un fabuleux outil de pilotage.