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Introduction

Les systèmes RH actuels permettent de collecter des mesures sur le temps de travail dans les collectivités territoriales et d'être en conformité avec la loi de transformation de la fonction publique territoriale.

Mais ce qui intéresse le plus les directeurs/trices de collectivités ou d'établissements, ce sont les considérations liées à la performance de leurs services : 

• Combien cela coûte (communément : le "prévisionnel") ?
• Quel rendement par rapport au budget prévu (communément : le "réalisé") ?

En pratique : tout ce qui est prévu n'est pas forcément réalisé (pour différentes raisons).

Si on connaît le coût du travail de chaque agent(e), on peut en déduire tous les coûts globaux (liés au travail) sur une période de temps voulue.

De plus, si on connait le temps passé par chaque agent(e), ventilé par activité (en heures ou en % du total), ce qui intéresse plutôt les finances, on en déduit les coûts par service ou par activité. Et cela intéresse toute personne qui gère un service, un établissement ou une collectivité.

Finalement, tout part de l'activité globale de gestion du temps de travail (qui fait participer toute la collectivité : agents et responsables) pour aboutir à des documents qui résument de façon la plus précise possible l'état de santé de la collectivité.

C'est donc une activité à la croisée des chemins des finances, des ressources humaines et de l'opérationnel (c'est-à-dire, la gestion opérationnelle des services).

Les données en jeu …

Dans une activité, le coût du travail global est la somme des coûts du travail de chaque agent affecté à cette activité. Ici, on peut remplacer "activité" par "collectivité" ou "service". Peu importe. On peut aussi définir une période de temps applicable (annuel, semestriel, mensuel, hebdomadaire).

Pour estimer le coût du travail, il faut prendre en compte plusieurs paramètres :

• Le profil de chaque agent (contrat de travail)
• La planification hebdomadaire et annuelle de chaque agent
• Le travail effectif de chaque agent

Le profil agent

Les données suivantes du contrat de travail vont avoir un impact sur le coût d'un(e) agent(e) :

• Nature du poste : statut, catégorie, fonction et grade (exemple : Secrétaire de mairie titulaire de catégorie A)
• Echelon (en général entre 1 et 12, variable selon le poste)
• Bonifications et autres primes supplémentaires qui s'appliquent soit à certains agents, soit à tous les agents de la collectivité (informations disponibles dans le logiciel de paie)

D'autres vont avoir un impact sur le temps de travail prévisionnel (attendu) de l'agent(e) :

• Date d'arrivée, si l'agent(e) est arrivé(e) en cours d'année
• Type de temps de travail : est-ce que l'agent(e) est à temps complet ?
• Ratio du temps de travail (en %) si l'agent(e) est à temps non complet ou à temps partiel

Attention, le type de temps de travail peut changer plusieurs fois dans l'année pour un même agent, ce qui complique le calcul.

La planification

Si on souhaite obtenir des valeurs globales sur l'ensemble de la collectivité, le nombre d'heures travaillées hebdomadaire suffit.

Si on veut plus de détails dans notre analyse, c'est à dire, à titre d'exemple, "estimer les coûts par activité", il faudra préciser dans le prévisionnel combien de temps l'agent(e) va passer sur chaque activité.

Pour les temps de travail annualisés (variation du temps de travail d'une semaine à l'autre), il faudra également définir des cycles de travail et dire à quelles semaines ces derniers s'appliquent.

Le "réalisé"

Avec les informations précédentes, on a tout ce qu'il faut pour établir un prévisionnel. Et donc en déduire les coûts (prévisionnels aussi).

Maintenant, il faut mesurer les écarts avec le travail réellement réalisé.

Pour cela, il y a plusieurs méthodes :

• L'agent(e) saisit ses temps de travail (feuilles de temps hebdomadaires)
• L'agent(e) pointe au moment où il/elle arrive à son travail et pointe en repartant (le "badgeage" peut être un bon moyen de collecter ces informations mais il y en a d'autres)

Attention, la pause méridienne n'est pas comptée comme du temps de travail

L'intérêt des feuilles de temps est qu'on peut ventiler le temps passé à travailler sur plusieurs activités, si cela s'avère nécessaire pour l'analyse du temps (prises de mesure à l'activité près). 

Exemples de déclaration : 

• J'ai travaillé 7 heures aujourd'hui dont 3 heures en garderie et 4 heures en centre de loisirs …
• J'ai travaillé 7 heures aujourd'hui dont 40% de mon temps consacrés à la garderie et 60% au centre de loisirs …
• J'ai travaillé 7 heures aujourd'hui et la répartition de mon temps entre les activités est conforme à ce que nous avons défini dans le planning et que vous connaissez déjà  …

Et maintenant, calculons !

Maintenant qu'on a collecté et rassemblé les données, nous allons calculer dans l'ordre :

• le temps de travail (en général, un logiciel de temps le fait très bien, sinon utiliser un tableur Excel)
• le coût du travail de tous les agents

Le temps de travail

Le temps de travail d'un agent se mesure sur une période déterminée :

• un jour
• une semaine
• un mois
• une année
• entre 2 dates spécifiées

Le temps de travail global est la somme des temps de travail de chaque agent sur un périmètre donné :

• une collectivité
• un service
• une activité (c'est à dire une "tâche" précise ou un "projet")

Il y a 2 éléments à mesurer :

• le "prévisionnel" (établi en général en début d'année civile ou à la prise de fonction d'un nouvel agent)
• le "réalisé" (liste des déclarations journalières ou hebdomadaires du temps de travail de l'agent, en général clôturée en fin de semaine)

On peut alors déduire les écarts entre ces 2 mesures (et en déduire le rendement). Le rendement est maximal (mais globalement jamais atteint) si le "réalisé" est supérieur ou égal au prévisionnel.

Pour le "réalisé", afin d'avoir une estimation précise, il convient de déduire les périodes suivantes (non travaillées) :

• absences et congés
• jours fériés et week-ends non travaillés
• la période où l'agent(e) n'est pas encore arrivé(e) dans la collectivité

Normalement, si tout se passe bien, on doit obtenir pour un agent à plein temps à peu près 1607 heures sur une année (hors heures supplémentaires).

Sur la période de temps où l'agent est à temps partiel ou à temps non complet, appliquer le ratio précisé sur son contrat de travail (respectivement entre 50 et 90% ou entre 50 et 70%) pour déterminer son prévisionnel du temps de travail (nombre d'heures à travailler).

Et enfin, le coût du travail

On y arrive … Chaque mesure du temps de travail (prévisionnel, réalisé) peut se traduire en termes de coûts. On transforme donc des heures en euros. Forcément, une personne cela coûte. Mais cette personne produit un travail (donc rapporte "quelque chose"). C'est le rendement.

En général, le rendement se mesure de manière globale au niveau de la collectivité (ou par service éventuellement).

Mais pour cela, il faut déterminer le coût d'un agent :

Coût agent = temps de travail x taux horaire

Le temps de travail ayant déjà été calculé, il faut maintenant calculer le taux horaire.

Grâce aux données sur le profil agent (disponibles côté RH) et en s'appuyant sur les grilles indiciaires en application sur la période de calcul, on va pouvoir calculer le traitement brut indiciaire de l'agent (salaire brut hors "primes") auquel se rajouteront les autres "variables de la paie" (nouvelle bonification indiciaire, régime indemnitaire, assurance, médecine préventive, etc.) qui sont spécifiques à l'agent ou non.

Attention : le salaire doit être calculé par mois. Il faut donc refaire le calcul dès que l'on change de mois.

Pour compenser ces coûts, l'agent va produire un travail (représenté, par exemple, par les feuilles de temps) : c'est le temps de travail effectif. Mais ce temps sera presque toujours inférieur au temps provisionné (en raison des imprévus, des absences). Ou alors, autre problématique, l'agent sera réaffecté à un autre service ou sur une autre tâche (activité), quelquefois détaché "ailleurs", pour compenser une autre absence. Tout cela se mesure en terme d'écarts.

C'est ce que nous mesurons :

Écart en € = (temps provisionné en heures - temps effectif en heures) x taux horaire

La somme de ces écarts détermine le rendement d'une collectivité, d'un établissement, d'un service, d'une activité.

Plus le taux d'absentéisme est important (ce qui entraine une certaine désorganisation car il faut reventiler les personnes engendrant ainsi des efforts donc des coûts supplémentaires) et plus le rendement s'amenuise.

Conclusion

Tout cela peut paraître au premier abord simple (ou compliqué !) à comprendre. Mais, au quotidien, il y a beaucoup de paramètres à gérer, qui changent d'une collectivité à l'autre, d'un agent à l'autre, d'un mois à l'autre (grilles indiciaires, profil agent). Avec juste un fichier Excel, cela risque de devenir rapidement très compliqué et peu pérenne. Avec l'incertitude de produire des résultats erronés.

Heureusement, il y a les logiciels de temps qui font tout cela à votre place, à condition qu'il soit bien intégré à votre logiciel de paie (afin de vous faire gagner du temps). Ils sont justement faits pour cela !