Qui est concerné
Cet article est consacré au secteur de la fonction publique territoriale mais peut également concerner la fonction publique hospitalière dans une certaine mesure (principalement pour les équipes de "jour").
Les éléments fournis ici s'appliquent principalement aux agents qui travaillent de jour.
Rappel du règlement
Tout agent d'une collectivité locale doit aujourd'hui travailler exactement 1607 heures dans l'année (correspondant à 35 heures par semaine et en déduisant les congés annuels), à condition qu'il soit à temps plein (sinon c'est dans la même proportion que le ratio du temps de travail appliqué).
En cas de dépassement du nombre d'heures, l'agent doit (dans l'ordre de priorité) :
- les récupérer avant le terme de l'année civile en cours
- le cas échéant, les reporter en crédit d'heures sur l'année suivante, en fonction du dispositif en place dans la collectivité
- se faire indemniser les heures supplémentaires, en fonction du dispositif en place dans la collectivité
Cette règlementation concerne tous les agents quel que soit son contrat (titulaire ou non).
Annualisation du temps de travail
Pour plus de souplesse, le temps de travail peut être annualisé si l'agent doit faire face à une charge de travail plus conséquente certaines parties de l'année. L'employeur va alors définir ce qu'on appelle des cycles de temps de travail afin d'adapter l'emploi du temps du personnel pour tenir compte de ces "pics" d'activité et des baisses de charge (cycles saisonniers). Par exemple, ces cycles peuvent être définis en fonction des périodes de vacances scolaires.
En cas d'annualisation, on doit respecter également les 1607 heures de temps de travail effectué. Il conviendra alors de comptabiliser ces heures et de les suivre mois après mois.
Mise en place d'une politique
Mettre en place une politique de gestion du temps de travail permet :
- de décompter les heures supplémentaires (à récupérer)
- d'identifier les services ou activités en manque de personnel
- de déterminer les coûts d'activité (les heures officiellement travaillées peuvent être facilement converties en €)
Avoir une planification du temps de travail sur toute l'année permet d'éviter les mauvaises surprises en fin d'année : le "trop plein" de travail effectué par l'agent. Avec le suivi, on pourra également identifier les services ou les zones d'activités "en tension" (où les gens travaillent au delà des horaires ou bien où la durée des absences "non prévues" est la plus importante).
Une bonne gestion du temps de travail favorise aussi une meilleure communication des chefs de service avec leurs agents et, pour le directeur d'établissement ou de la collectivité, une meilleure gestion de l'ensemble des services et une bonne répartition de la charge de travail au travers de l'organisation.
Il est évident que l'utilisation d'un outil informatique adapté permettra d'atteindre plus facilement cet objectif sans prise de tête ! De plus, en investissant dans un outil informatique, la collectivité démontre qu'elle est en phase avec la règlementation en vigueur.
La bonne Méthode
Dans cette gestion, il y a 3 étapes à respecter :
- Le prévisionnel (en début d'année)
- Le suivi et le "reporting" (tout au long de l'année)
- Le bilan et les reports sur l'année suivante (à la fin de l'année)
Le prévisionnel consiste à prévoir quel sera le planning hebdomadaire, appelé cycle de travail, que l'agent devra suivre et se compose de plages horaires : 2 par jour car une pause est obligatoire au bout d'un certain nombre d'heures travaillées. Chaque plage horaire est délimitée par des bornes horaires. A l'intérieur de ces plages horaires, l'agent pourra être planifié sur des activités. La somme de ces plages horaires comptabilise le temps de travail hebdomadaire de l'agent (en général 35 heures si l'agent ne possède pas un solde de jours de RTT).
Bien sûr, tout au long de l'année, le prévisionnel peut-être revu et corrigé sur la période non encore écoulée. Cela ne change pas les objectifs qui doivent être atteints, naturellement.
Le suivi du temps de travail de l'agent repose sur le fait que l'agent (ou son responsable) remonte les plages réellement travaillées, semaine après semaine. Les périodes d'absence (validées) sont également comptabilisées (qu'elles soient prévues ou non).
L'administrateur chargé du suivi annuel du temps de travail pourra alors comptabiliser les heures effectuées sur une période de temps donnée (journée, mois, année). En cas de dépassement (crédit de temps travaillé), il sera en mesure d'en informer l'agent (ou son responsable) et mettra en place les actions nécessaires pour régulariser la situation. Chaque mois, il pourra dresser un rapport sur le suivi d'un agent (sur papier ou numériquement).
Les reports du "trop plein" de travail au terme d'une année (cas des "dépassements" non rattrapés menant à un total de plus de 1607 heures) sera fera le 31 décembre sur l'année suivante (jours à récupérer, etc.). C'est en général une action de dernier recours.
Il est à noter que si la charge de travail est variable selon la période de l'année (ou même en fonction du jour de la semaine), il est fortement conseillé d'annualiser le temps de travail et de créer plusieurs cycles de travail avec des bornes horaires différentes.