Organisez-vous !

Gérer le temps de travail de toute la collectivité génère … du travail supplémentaire ! Mais, en s'organisant suffisamment bien et en se répartissant les rôles, il est possible même d'en gagner. Car avoir une visibilité à 360° sur les activités de ses agents permet d'anticiper rapidement certains problèmes liés à la gestion du temps (surcharge de travail, dépassement de temps, absences, services "en tension", etc.).

Répartition des rôles

Bon, il faut être clair : si un(e) agent(e) qui travaille sur le terrain (et pas forcément dans un bureau, derrière un ordinateur) doit informer sa hiérarchie sur le temps qu'il/elle passe sur chacune de ses tâches, il/elle va difficilement apprécier. Cela représente pour lui/elle une charge supplémentaire. Il faut donc désigner des gestionnaires de temps.

Ces personnes devront dégager du temps pour rendre compte du temps passé à travailler pour chaque agent et en assurer le suivi, de manière à être conforme avec la législation, récemment renforcée par la loi de la transformation de la fonction publique (respect des 1607 heures par an, ni plus ni moins, pour un temps complet).

Pour répartir les rôles, voir le blog qui traite du sujet : la délégation.

Objectifs à atteindre

Pour cela les gestionnaires devront s'acquitter d'un certain nombre d'objectifs :

• Respect de la législation (surveillance, suivi et rapports)
• Remontée des informations "terrain" (temps travaillé par agent, feuilles de temps, activités, absences)
• Planification du temps de travail (prévisionnels), en début d'année ou à l'arrivée de l'agent(e) dans la collectivité
• Détection des écarts (heures supplémentaires, absences imprévues, etc.)
• Communication avec les agent(e)s, chefs de service (notamment pour les remontées d'information ou signalement d'écarts à régulariser)

Stratégie collective

Phases de planification

Il y a, dans le cas le plus classique, 3 périodes de planification :

• En début d'année, le "prévisionnel" : on définit le planning du temps de chaque agent(e)
• En cours d'année : remontées d'information (dépassements et absences) et suivi
• En fin d'année : bilan, édition des rapports, communication pour faire les derniers ajustements (congés et HS restants), reports sur l'année suivante (reliquats) ou CET

Le planning de chaque agent peut être réévalué à tout moment dans l'année (changement de poste, arrivée, départ, maladie, etc.).

Remontées d'information

Evidemment, le gestionnaire du temps qui consolide et centralise toutes informations pour générer des rapports devra s'appuyer sur des informations qui lui sont remontées. Pour cela, elle aura besoin de relais (par exemple, les responsables de chaque service).

Il y a plusieurs approches possibles, du plus au moins "énergivore" :

• Participatif : ce sont les agent(e)s qui saisissent leurs propres données de temps (leurs chefs de services se contentent de valider), comme ils/elles le font quand ils/elles posent leurs congés.
• Administratif : les chefs de service saisissent et valident les données de temps de leur agent(e)s. 
• Automatique : en fonction du prévisionnel établi en début d'année (planning de temps voire des activités), un progiciel spécialisé se charge de la saisie automatique en fin de chaque semaine. Les agent(e)s ou les chefs de services se contentent de signaler les "écarts" (dépassements horaires, prises de congés, etc.) quand cela se produit, avant de valider les temps.

Quels sont les acteurs ?

Pour conclure, il faut déterminer clairement quel rôle joue chaque personne de l'organisation dans la gestion du temps de travail. Cela peut varier d'une collectivité à une autre mais l'objectif reste toujours le même : fournir un tableau de bord complet pour chaque agent, sur le temps de travail. Et cerise sur le gâteau : utiliser cet outil et les données qu'il fournit pour détecter les problèmes d'organisation et faire les ajustements adéquats.

On peut signaler 3 types d'acteurs :

• Les personnes qui collectent et consolident les données (le gestionnaire du temps), en général une personne de l'administratif (finances, ressources humaines)
• Les personnes qui valident : souvent les chefs de services, puis un agent de l'administration générale
• Les personnes qui remontent (ou saisissent) les informations de temps (ou les "écarts", pour le mode automatique) : les agents ou leurs chef de service

Les directeurs généraux ou de services peuvent accéder aux données consolidées sous forme de rapport leur permettant de surveiller que l'organisation fonctionne "nominalement" et d'agir le cas échéant.